Open design som metodik

Att arbeta med en ”undan för undan planering” där man gemensamt formar planen framåt har blivit ett arbetssätt som kallas ”Open design”. Ordet design används för att beteckna den specifika arbetsstruktur man ger projektet. I en sluten design har man redan format projektet från start till mål. Open design innebär istället att man låter framtida aktiviteter formas efter deltagarnas engagemang och situationens förutsättningar och krav.

Ordet ”design” är relevant även med denna lösiga planering eftersom man skapar och anpassar formerna för kommande möten, samtal, redovisningar och uppföljningar efter vad som visat sig tidigare i processen. Genom att man låter det som händer direkt styra arbetet kan det etableras en äkta delaktighet genom vilken deltagarna kan få utlopp för sitt engagemang och projektledningen kan ge gensvar på det engagemang de visar.

Många forskare och konsulter hävdar att misslyckandet att genomföra exempelvis ”lean produktion” skulle kunna bero på att chefer var ovilliga att släppa ifrån sig ansvar och kontroll till sina medarbetare. Man skulle således enligt dessa sagesmän ha svårt att som chef hantera och forma en open design eftersom man då förlorar kontrollen. Denna åsikt bottnar emellertid i ett missförstånd. Open design handlar inte om att släppa kontakten med deltagarna eller medarbetarna och låta dem göra vad de på egen hand finner lämpligt. Det är snarare tvärtom.

Strukturerade former

Genom att skapa strukturerade former för att hålla kontakt med dem och själv aktivt medverka i samspelet får man större inflytande än om man försöker styra det på distans med hjälp av administrativa åtgärder. En open design formas inte på formella och stereotypa grunder utan utifrån den aktuella handledarens kunskap om vad som måste bli gjort, vilka olika alternativa scenarier som skulle kunna inträffa och de psykologiska och sociala behov som man måste tillfredsställa. Den bygger således på en omfattande erfarenhet och kräver ständig insamling av information och observationer av den pågående sociala processen.

Det ligger således i handledarnas yrkesskicklighet att skapa en lämplig struktur och former för kontakterna samt att kunna hantera de samtal och frågor om arbetssättet som dyker upp under hand. Denna skicklighet är unik och bygger på en förvärvad erfarenhet och förståelse för de sociala situationer som kan uppstå i den specifika miljö och inom det verksamhetsområde i vilket man skall medverka. Det kan därför ligga något i att chefer drar sig för att tillämpa arbetssättet eftersom inte vem som utan övning och erfarenhet kan skapa och driva en bra open design.

Beskrivet av Bengt Åke Wennberg, VD och organisationskonsult på Samarbetsdynamik AB